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企业开工第一问:公司制度要更简化还是更详细 | 人力资本论

2021-02-26 18:21:00来源:经济观察网

魏浩征/文每逢春节过后开工,都是企业进行规章制度与员工手册修订、完善的高峰期。在劳动法与员工关系服务的第16个年头,开工在即,我们需要拷问的一个问题是:企业规章制度、员工手册,要设计得更详细还是更简化;到底是详细好还是简单好?

如果是在2005年,面对这个问题我会说:不必太详细,一套简单的员工手册搭配个短期的劳动合同即可。

如果是在劳动合同法开始实施的2008年,我一定会说:越详细越好,尤其针对行为规范、违纪定义等,必须要事无巨细详尽列举。

而且我会继续建议:除了一套详细复杂的员工手册外,还必须搭配一套足够专业、详尽、标准化、流程化的人力资源管理操作手册,以及配套需要用到的集体合同、劳动合同、保密协议、岗位协议等各种合同。

“员工手册+管理手册+人事协议”,这套制度体系,我将其称之为员工关系管理“三件套”,缺一不可。

但今天再次面对这个问题,我会说:能简单些就简单些。极简的规章制度,要优于繁杂的规章制度。

不过,在通往“极简”之路前,我们必须要用工匠精神去精细打磨现有的组织与文化,不断“简化”,让“化繁为简”成为风尚,直至“极简”。为此,我还在微信做了一个投票调研,“66%(需要简化):34%(需要详细)”,结果与我们当下的思考大体相同。

当规章制度遇到企业文化

我想从11年前经手的一个咨询案说起。该客户在上海张江,属于高科技企业。其人力资源总监邀请我处理公司高管离职争议。

事情缘起很简单,因管理理念的差异,公司想与某高管提前解除劳动合同,工龄补偿、保密协议等,都谈的很顺利,问题卡在加班费上。

该高管认为,公司应另付她一笔加班工资,理由是她入职一年多来,工作时间“996+”,公司除了工资、奖金外,未支付过加班工资。

公司则认为,公司支付的工资、奖金中,已经包含了加班薪酬。

经了解,公司的工资标准高于市场行情,奖金也极为丰厚。但在公司的规章制度及双方的合同中,没有约定过加班工资,在公司的财务支付记录、工资单等文件中,也没有加班工资的条目。

公司CEO认为,加班工资是基于工作时间而支付薪酬,但在高科技行业中,支付薪酬的依据是工作成果、绩效贡献,行业里没有哪家公司会根据工作时间长短来计算薪酬。

几番沟通后,该案最终以高管接受了公司的意见并达成离职协议。

完成此离职谈判任务后,针对项目中发现的工时与加班风控的问题,我给公司提出了如下建议:部分岗位向政府申请不定时工时制;部分岗位实行加班审批制;部分岗位拆分工资结构,实行加班工资包干+考核工资并行制等。

但我的上述建议并没有被公司采纳。

CEO的观点,让我在11年后的今天,仍记忆犹新。他说:“预防劳动争议、控制用工风险很重要。但与之相比,更重要的是,我们需要用相互信任、员工自驱的文化来推动公司发展。我们不能因为担心小概率的劳动纠纷,而去设计一套复杂的规章制度,因此而伤害了我们的企业文化。”

11年前,我的从业经验与认知,基本桎梏于劳动法、人力资源合规、用工风险控制、争议预防与解决。当时的时代背景,对大多数企业管理能力比拼的要求,仍然是团队的执行力。

所以在当时,我能理解那位CEO的看法,但并不是很能接受简化规章制度的做法。

到了今天,随着16年的经验积累与业务迭代,随着企业外部、内部经营环境发生翻天覆地的变化,我们对于管理的认知,必须与时俱进。

当成年人遇到成年人

回到最开始的问题:“规章制度、员工手册,需要设计得更加详细,还是需要更加简化?究竟是详细好,还是简单好?”

这个问题的答案,首先取决于企业所处的环境。行业所处的大环境决定了企业组织的战略与战术。

我们需要同步思考的相关问题包括:我们设计规章制度的初衷与目的是什么?我们希望收获服从、执行、老板满意度,还是要收获效率、创新、客户满意度?面对市场快速变化,如何确保决策的正确性与及时性?要做到“客户第一”,我们还需要做出哪些改变?今天的企业要赢得竞争,靠的是什么?

泰勒在《科学管理理论》中提出:如果员工的工作变化很少,并且根据他们的人体进行科学设计,那么他们将变得高效;为了达到提高劳动生产率的目的,要用科学知识代替个人经验,实行工具标准化、操作标准化、劳动动作标准化、劳动环境标准化等标准化管理。

泰勒理论背后传达的一种思想是,人仅仅是一种“经济人”,这在工业化时代是可行、有效的。

但在互联网、工业化4.0及数字化时代,我们面对的“人”及客户需求已经发生巨大变化。要论标准化与高效执行力,恐怕即使能挑选到“第一流的员工”,也都无法媲美人工智能。

企业制定规章制度的目标是,让企业不再需要规章制度。

冗长的规章制度、繁复的工作流程、庞杂的规则约束,无时无刻不在消磨着我们的精力在;当今时代,更是限制了员工的潜能,阻碍了员工的工作积极性,事倍功半,降低了企业组织的敏捷性与创新力。

商业世界正在面临前所未有的不确定性,能生存下来的企业,正如达尔文所言,“并不是最强大的物种生存下来,也不是最聪明的物种,而是最能适应变化的物种。”

越详细的规章制度,背后往往代表着一种“成年人VS.孩子”的管理文化,代表着约束与不信任。

如果企业需要超强的团队执行力,那么就要有尽可能详细的规章制度;如果要的是创新与组织活力,制度越详细就未必是好事了。一切存在,并非全都合理。

就好比建造“金字塔”,可能会得到“木乃伊”;企业如果选择信任与放权,则会收获自驱和信任的团队。自驱型的团队之所以成功,是因为他们具有更大的责任感,能更快地响应变化并加速创新。这类组织中的人更幸福,从而带动了更满意的客户,进而提升企业绩效。

大多数人都喜欢简单。复杂始终是无法做到简单时退而求其次的选择。少数需要“复杂”而摒弃“简单”的人,往往是通过这套晦涩难懂的系统,来彰显其优越感与存在价值。

我们今天需要的是一种“成年人VS.成年人”的管理文化,我们需要越来越多的信任与放权;我们需要的是员工的主观能动性与潜能的激发与释放,而不是被动的、单向的发号施令。

精力日益碎片化的今天,繁杂意味着分散精力,简单则意味着集中精力。一旦游戏规则一目了然,团队就会擅长玩这个游戏。简单会让工作变得更轻松。

当规章制度遇到组织边界

企业的发展环境总是越来越复杂,如法律、用工政策、技术、工作方式以及市场环境的变化等等。为应对复杂性,管理者们总是习惯在原有制度体系基础上添加更多新规定,不断做出大量新的解释和修订。长而久之,这就形成了现行复杂的制度体系。

很多情况下,建立这些规章制度,理由是充分的。但持续到现在并继续进行下去,则会让管理者陷入瓶颈。或许存在未必合理,拿着旧地图,永远找不到新大陆。稻盛和夫也说,不要以现在的能力,束缚对未来的想象。

是不是所有规章制度都需要简化,简化到什么程度是适宜的?

我们需要了解,设计每项规章制度背后的目的是什么,现存的制度是否实现了目的。我们需要不断提出对现有制度的质疑:这么做是否有必要,是否有助于实现客户价值,是否可以继续简化?

由于太复杂,让多数员工都不愿意去使用的制度;没被实施而失去存在意义的制度;让人难以理解、望而却步的制度;能被更简单做法所迅速取代的规章制度;这些制度是不是简化甚至干脆取消会更好?

同时,“简化”“简单”不等于“过度简单”。关于公司的使命、愿景,关于价值观,关于行为红线,关于安全边界,关于风控,这些则属于必不可少的规章制度。

面对华为如何解决流程管控与组织活力间矛盾这个问题时,华为管理培训部的陈泽龙曾这样比喻:我们烧川菜,基础的流程要有,放油、放花椒辣椒、放盐,以确保我们烧出来的是川菜;但放多少油盐、用哪种花椒辣椒等,不妨放手让大家根据顾客需求去创新,来满足不同地区人士对川菜不同的口味需求。

企业真正需要的不是规章制度完美范本,而是人人心中都遵守的清晰边界,后者才真正指导着员工在组织中的行为。

“过度简单”的规章制度,会让公司失控,会令员工无所适从。制度与流程的基本边界,一定要有。要准确区分“简化”“简单”与“过度简单”,需要对公司的业务现状、对公司的运营问题有着深度了解。

因此,关于“如何进行简化”的问题,首先需要将“简化”设置为一项关键企业价值,必须得让制度流程变得更加简单。

其次,需要让最懂公司业务的人,尤其是从事一线工作的员工全部参与到制度的简化工作中来,甚至让他们来做决定。将规章制度化繁为简不仅是一个过程,更是一种价值观、习惯和思维态度。制度简化的同时,我们也在潜移默化地迭代刷新企业的核心价值观、文化,重启企业的组织形态。

新年开工,回到公司的第一件大事,是不是从简化制度、简化流程开始?

(作者系劳达咨询集团及塞氏中国研究院创始人)